一、成立筹委会
 宜昌市委、市政府对这次比赛在宜昌举办非常重视。2009年7月，宜昌市委市政府成立了体育舞蹈赛筹委会。由市委常委宣传部长赵举海担任筹委会主任，副市长张永红为副主任，市直有关部门的主要负责人为筹委会成员。筹委会下设办公室、新闻宣传处、竞赛场地处、后勤保障处、安保救护处等五个办事机构。
    8月14日，筹委会召开了第一次筹委会。会议通报、研究了赛事总体方案和下一阶段工作任务，并明确职责，强化措施，切实做好各项准备工作，确保赛事办出一流水平，办出国际影响。
     
    二、比赛场馆情况
    本次比赛将在宜昌市体育馆举行。为迎接本次赛事，宜昌投资998万元对体育馆进行了维修改造。维修改造工程的主要内容及项目有：屋面维修改造、建筑声学改造、馆内外装修、给排水改造、主馆电力照明及扩声系统改造、消防和无障碍设施改造、木地板更换、增设空调系统和电子显示屏等。
    从2008年开始，市体育馆陆续完成设计工作，设备（空调、地板和显示屏）采购以外的招投标工作，屋面维修改造工作。2009年，体育馆的维修改造工程紧张进行。目前，市体育馆正在进行最后的收尾工作。
    宜昌市体育馆占地面积5625平方米，建筑面积8119平方米，其中副馆1400平方米，主馆容积40947立方米，固定座位2650个，活动座椅800个，建筑总高度19.5米，主体结构为钢筋混凝土框架，屋面为网架预制板卷材结构，1994年建设完成，并承接了省第九届运动会。
     
    三、接待、宾馆准备情况
    1、筹委会将在宜昌的三峡大学选拔30名英语会话水平高、思想素质好的大学生担任赛事志愿者。
    2、参与本次赛事的官员、裁判员将入住均瑶锦江国际大酒店。为迎接本次赛事，该酒店目前正在积极筹备相关工作。
    3、外籍运动员将入住盈嘉酒店。
      
      
    四、其他活动安排
    1、大赛期间将举办拉丁舞摄影展。图片不少于50张，将由《尚舞》杂志提供。
    2、9月12日晚比赛间隙，宜昌民俗健身项目长阳巴山舞、秭归花鼓舞将亮相拉丁舞比赛现场。目前，参加表演的两支表演队已经成立，并在加紧排练。
     
    长阳巴山舞是由土家人喜闻乐见的民间古老的“跳丧”经长阳覃发池等民间舞蹈工作者收集整理，改革创新而新编的一套集体舞蹈组合，被誉为“东方迪斯科”。音乐上以跳丧音乐为主体，大胆采用了长阳山、民歌，富有浓厚的乡土气息和催人起舞的动律感，深受人们喜爱。该舞蹈曾荣获第十届全国群星奖“金奖”，并被国家体育总局确定为体育健身舞向全国推广。
     
    秭归花鼓舞秭归花鼓舞俗称“打花鼓”、“花鼓灯”，原属灯舞类，产生于明代。秭归花鼓舞并不要鼓，系由锣鼓伴奏、乐队伴唱的舞蹈。秭归花鼓舞是民间贺新婚、陪家家(外婆)等喜事场中的一种地方自娱歌舞，有着浓郁的乡土气息和民族特色。表演时，男女二人各执花手巾，均用拇、食、中三指夹手巾一角，边跳边唱，也可成对群起歌舞。舞姿柔软优美，身躯笔直而有力，手足灵活，可依歌词作各种表情，但没有舞蹈动作，以碎步步法、摆手扭腰穿 8字形，故又称之为“扭鼓子”。
     
    3、9月13日上午，所有参赛的国外选手将游览三峡大坝或者三峡人家风景区。
     
    五、社会氛围
    目前，宜昌各媒体对宜昌将举办IDSF世界青年拉丁舞锦标赛暨中顺洁柔2009中国体育舞蹈公开赛都进行了宣传报道。8月4日，三峡商报举行了“清凉一夏，教你学拉丁”大型公益活动，在9月12日之前的每个星期六开办免费教学拉丁舞培训班。共接到500余人次电话报名，最后选择了232名学员。拉丁舞教练由宜昌4位顶尖拉丁舞老师担任。掀起全城拉丁舞之热。
    此外，宜昌广场舞蹈非常活跃，拉丁舞为广场舞最受欢迎舞蹈之一。